Архивная обработка документации является процедурой, которая состоит из целого комплекса мероприятий, способствующих систематизации и упорядочению документов, формирующихся в результате работы конкретного предприятия.
Важно отметить, что в этой ситуации порядок нельзя назвать главной целью. Это организационная и правовая потребность. Данная процедура характеризуется строго определенными обоснованиями.
Качественно выполненная обработка предоставляет возможность не допустить проблем, которые связаны с осуществлением аудиторских и иных проверок, которые устраивают представители органов госвласти. Помимо этого, она гарантирует упрощение поиска требуемой для создания отчетов документации и возврата потерянной информации. В ситуации, когда организации переезжает с одного места на другое, то эта обработка предоставит возможность учесть многочисленные нюансы и сберечь всю требуемую документацию.
Обзор основных стадий
Список мероприятий, предусматриваемых архивной обработкой, будет зависеть от потребностей фирмы, а также профессионализма работников, сумевших грамотно их оценить. Что касается основных стадий, то изначально работа начинается с выполнения экспертизы ценности документации. Во время этого специалисты должны определить историческую, научную, а также практическую ценность документации. Во-вторых, архивирование документов представляющих для фирмы наибольшую важность.
Среди таких может оказаться:
1. Документация, которая связана с главным направлением работы организации. Здесь может идти речь об учредительной документации, приказов руководителей фирмы, протоколы деловых встреч среди учредителей, ежегодные бухгалтерские отчеты, сметы затрат и прибыли и пр.
2. Документация, которая связана с финансовой и хозяйственной деятельностью (многочисленные регистры бухучета, учетная документация, а также соглашения о получении или оказании различных услуг).
3. Документация, касающаяся личного состава: трудовые соглашения (контракты с наемными рабочими), приказы о найме (увольнении) сотрудников, а также их переводе на иные должности. Кроме того, здесь может быть представлена документация, связанная с начислением зарплаты (лицевые банковские счета, рабочие карточки уволенных работников и пр.).
