В сущности, электронный архив считается системой накопления и хранения информации, конечным пунктом в отделке баз данных и управления документами. Он состоит из аппаратной части – сервера и персональные компьютеры с дисковыми накопителями, дисплеи, сканеры и принтеры как устройства ввода-вывода, и ПО – системы ввода, регистрации, поиска данных и управления базой данных. В основном, ПО создается на базе серверных операционных систем, например, как Микрософт Server, Linux RedHat, Oracle и прочие. Подобные конструкции самые удобные для хранения и обработки больших массивов данных. А если вас интересует электронный документооборот, рекомендуем посетить сайт edin.ua.
Основное качество электронного архива – его универсальность. Он должен обеспечивать создание карточек документов, формирование структуры каталогов/подкаталогов, классификацию, перемещение, поиск и удаление карточек документов из массива. Так как современная хоздеятельность под собой предполагает широкий документооборот, электронный архив становится необходимым в работе предприятия, благодаря четко отлаженному структурированию, максимально очень легкому применению и функциональности.
Структура систем документооборота от различных разработчиков в общем стандартна: база данных, библиотека, ассортимент, журнал и электронный архив. По этой причине при подборе требуемого ПО заказчик руководствуется этими критериями, как легкость в управлении, прочность, большой уровень техподдержки от разработчика, удобство и совместимость с другими программными продуктами, задействованными на предприятии. Работа с подобной функцией системы, как электронный архив, должна быть максимально очень легкой и понятной пользователю, так как собственно архивирование и дальнейшее хранение данных считается гарантией правильного и бесперебойного документооборота.
Кол-во электронных документов растёт, а продолжительность их применения принуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Благодаря этому сейчас очень часто говорится о создании безбумажных архивов.
